Digitalisierung und mobiles Arbeiten sind in aller Munde. Doch wie geht das, ohne eigenes Entwicklungsteam? Was mobilisiert man, welche Arbeitsschritte kann man vereinfachen? Die Daten sollen auch auf dem Smartphone und Tablet geschützt bleiben und gleichzeitig muss das möglichst einfach gehen.

Es soll ein Mehrwert für den Angestellten und die Firma entstehen – ein Spagat, der oft unmöglich scheint. Wir haben mehrere Anwendungsmöglichkeiten zusammengestellt.

Digital Workplace: Workload im technischen Außendienst reduzieren

Der Service-Techniker ist auf dem Weg zum Kunden und benötigt alle Daten rund um seine Termine. Kundendaten, Handbücher etc. –  er will auf alles schnell Zugriff und das alles auf seinem Tablet – wie geht das?
Der Techniker braucht in seiner App alle wichtigen Unterlagen zu den Service-Aufträgen: Kundendaten, Termin, Checkliste, Dokumentationen, Handbücher, erforderliche Schalt- und Lagepläne, etc. Es ist egal wo diese liegen – Laufwerk, Intranet, Cloud, SharePoint. Einfach alle Informationen auf einen Blick. Während der Durchführung dokumentiert er alles sofort Vor Ort und lässt die Fertigstellung direkt auf dem Tablet bestätigen.

Alle Tätigkeiten und Berichte liegen direkt nach Fertigstellung in der Zentrale vor. Die Rechnung kann sofort, ohne Verzögerung mit unterzeichnetem Rapportzettel, versandt werden.  Früher musste der Techniker in der Zentral vorbeikommen oder den Rapportzettel einscannen. Das alles fällt weg.

So simpel reduziert man den Workload – weniger Vor- und Nachbereitungszeit.

Digital Workplace: Workload im technischen Außendienst reduzieren

Der mobile Mitarbeiter ist mit dem BackOffice vernetzt

Der mobile Mitarbeiter braucht von überall jederzeit Zugriff auf seine Daten. Kundenpräsentationen, Videos, Preislisten, Kundendaten  müssen schnell und jederzeit auch offline( ohne WLAN oder Netzverbindung) abrufbar sein.
Wie bewerkstelligt man das? Während des Kundentermins werden Änderungen und Notizen auf den Dokumenten notiert und somit dem Innendienst kurzer Hand zur Verfügung gestellt. Geänderte Preislisten und die neusten Präsentationen werden in der Zentrale erstellt und dem Mitarbeiter sofort zur Verfügung gestellt, ohne große Ladezeiten.

Benötigt der Kunde Informationen werden diese gleich per Email, am besten als pdf,  versendet. Die Infos an die Zentrale laufen alle über das Tablet – die Kollegen können sofort mit der Arbeit loslegen und Angebote etc. versenden. Der Kollege vor Ort hat sofort Zeit für den nächsten Kunden.
Alle Informationen können einfach und schnell dem Mitarbeiter zu jederzeit zur Verfügung gestellt werden, Angebote, Bestellungen und Verträge können vor Ort verändert, versendet und abgeschlossen werden.  Ohne jegliche Nacharbeit am Abend.

Digital Workplace Management – information at your fingertips

Vor allem im Management gilt:  „Zeit ist Geld“. Das Management benötigt für wichtige Termine die aktuellsten Dokumente, Berichte und Präsentationen auf dem Tablet mit wenigen Klicks. Und das weltweit und sicher. Aber wie realisiert man das?

Die Assistenz im Back Office kann die benötigten Dokumente sofort und zeitnah zur Verfügung stellen. Eine Terminagenda wird oft kurzfristig angepasst und muss sofort vorliegen. Fehlende und alte Dokumente sowie ein großer Stapel an Papier ist von gestern.

Wir erreicht man das?

Es gibt viele Lösungen auf dem Markt – doch die meisten decken immer nur einen Teil der Anforderungen ab. Um schneller reagieren zu können – kann man nicht zig Lösungen parallel verwalten und anpassen – daher stellt sich die Frage:

Wie kann ich möglichst viel mit möglichst wenig Aufwand realisieren?

Eine Lösung für alles – geht das? Mit SYSTAGfiles können all diese und noch mehr Anforderungen und Projekte in kürzester Zeit umgesetzt werden können. Die Digitalisierung lässt sich so erheblich beschleunigen. Mit geringen Investitionen und wenig Aufwand ist es, durch den Einsatz von SYSTAGfiles, unseren Kunden gelungen „mobiler“ zu werden.

Digital Workplace mit SYSTAGfiles ist mit Kunden  für Kunden entwickelt worden

Die Arbeitszufriedenheit steigt, der Durchsatz und die Flexibilität sowie die Kundenorientierung des Unternehmens ebenfalls. Es ist quasi nebenbei gelungen, dem Intranet aus SharePoint, CMS und Dokumenten „Beine“ zu machen, ohne teure und langlaufende App-Projekte durchführen zu müssen. Die Plattform wird für weitere Einsatzfälle und Use Cases – wir stellen Ihnen diese gerne vor. SYSTAGfiles ist hoch flexibel und stellt damit sicher, dass sich ändernde Anforderungen und das Feedback aus dem Tagesgeschäft sofort umgesetzt werden können.

Die IT-Abteilung kann sich als Treiber für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse positionieren und etablieren.

Wann starten Sie mit SYSTAGfiles in die Mobilisierung und die Digitalisierung Ihrer Arbeitswelt?