Schäden dokumentieren? Kein Problem. Man hat doch sein Smartphone dabei. Foto gemacht. Oder mehrere. Ein Video gemacht. Oder mehrere. Geht doch, denkt man. Schon erledigt.

Das mag für das private Umfeld ausreichen. Was aber tun, wenn man mit seiner Firma sprechen muss und dort die Fotos und das Video dazu vorliegen sollten? Was ist, wenn man auf Reisen ist und keine Möglichkeit hat, die Bilder und Videos nach den gegebenen Sicherheitsrichtlinien und gesetzlichen Vorschrift hochzuladen? Was ist, wenn man den Vorgang, um den es sich handelt, nicht selbst bearbeiten kann und darf? Schauen wir uns die Fragestellung an zwei konkreten Sachverhalten an.

Ärger vermeiden, Beweise sichern, Abwicklung beschleunigen

Fall 1 aus der Logistik: LKW bzw. Sprinterfahrer hat einen Schaden am Fahrzeug

Wer einen LKW oder einen Sprinter fährt und damit Waren ausliefert und etwas transportiert, weiß aus Erfahrung, dass der nächste Schaden an seinem Fahrzeug eigentlich nur eine Frage der Zeit ist: Wenn eines sicher ist, dann ist das eine Beule in der Fahrertür, ein kaputtes Licht, zerbrochene Ladung etc. Und durchaus nicht immer ist man selbst der Verursacher. Wer viel fährt, hat viel mehr Risiken und damit auch mehr Schäden durch Unfälle oder andere Ereignisse.

Da überrascht es nicht, dass eine Spedition ihre Fahrer mit einem firmeneigenen Smartphone ausstatten will mit der ausdrücklichen Maßgabe, entstandene Schäden umgehend an die Zentrale mit Foto- und Video-Material versehen zu melden. Der Schaden kann damit sofort intern bearbeitet werden und die entsprechenden Aktivitäten begonnen. Das kann von der Information der Versicherungen sein bis hin zur Unterstützung des Fahrers, wie das Fahrzeug repariert und wieder fahrtüchtig gemacht werden kann.

Um diesen Vorgang zu unterstützen, bietet sich der Einsatz von SYSTAGfiles regelrecht an. Der Fahrer kann seine Schadensdokumentation mit wenigen Klicks in das dafür vorgesehene Verzeichnis oder auf die SharePoint-Seite übertragen. Er kann die Checkliste ausfüllen und z.B. die Daten des Unfallgegners erfassen. Er kann sogar dessen Versicherungsnachweis ablichten und diesen den Informationen hinzugeben. Es ist sogar möglich, die Fotografien und die Videos automatisch im Hintergrund zu synchronisieren.

Der Vorteil von SYSTAGfiles ist, dass dessen Konfiguration und Betrieb dafür sorgen, dass die Daten jederzeit sicher und gesetzeskonform bearbeitet und übertragen werden. Alle Unternehmensrichtlinien der sicheren mobilen Arbeit werden eingehalten. Der Fahrer hat nur wenige Klicks zu erledigen. Die Zentrale kann die Bürokratie bereits kurz nach dem Ereignis erledigen und sofort handeln. Dem Fahrer kann sofort Hilfe aller Art geleistet werden.

Ärger vermeiden, Beweise sichern, Abwicklung beschleunigen

Fall  2 aus der Baubranche: Bauschäden nachweisbar berichten

Schäden an Gebäuden sind auf Baustellen sowie bei neuen und an bestehenden Gebäuden meist kein Vergnügen. Das Sprichwort „Wo gehobelt wird, fallen Späne!“ gilt im übertragenen Sinn für das Baugewerbe in jeder Spielart und in allen Formen. Wie immer, wenn ein Schaden auftritt oder zu beklagen ist, muss eine Beweissicherung erfolgen. Diese geschieht am besten durch Foto- oder Videoaufnahmen.

Smartphones und Tablets gehören heute zur Grundausstattung von Bauaufsicht, Bauleitung und von Sachverständigen. Besonders hilfreich ist, wenn man daneben auch noch die Baupläne und Zeichnungen dabeihat und den Schaden exakt lokalisieren kann. Die Checklisten können auf dem Tablet oder auch Smartphone ausgefüllt werden. Der Bericht kann am Ort des Geschehens im Wesentlichen verfasst und – gestützt auf die Möglichkeit, die Pläne im Detail aufzurufen – können bereits erste Schätzungen des Beseitigungsaufwands und auch die Art der Beseitigung selbst ermittelt und vorbereitet werden.

SYSTAGfiles mit PLANview erlaubt es dem Mitarbeiter, der die Schäden aufnimmt, nicht nur den Schaden selbst durch Bilder und Videos aufzunehmen. Durch die Fähigkeit, per Zooming-in die Pläne der elektronischen Bauakte bis ins Detail anzuschauen, besteht bereits auf der Baustelle oder bei der Aufnahme des Schadens am bestehende Gebäude direkt am Ort des Geschehens die Möglichkeit, eine erste Diagnose zu stellen, die die Schadensqualität und ihre Fernwirkungen angeht, und konkrete Anweisungen zur Gebäudesicherung bzw. zur Schadensbeseitigung zu geben.

Mit wenigen Klicks lässt sich der Schadensfall exakt aufnehmen, und die Zentrale ist in der Lage, umgehend Maßnahmen zu ergreifen und die eventuell entstandene kritischen Situation zu managen. Die mitlaufende elektronische Dokumentation der Schadenserhebung erleichtert die Arbeit und erhöht die Exaktheit und Effizienz der Tätigkeit des Mitarbeiters. Dabei werden die rechtlichen Vorschriften eingehalten und die Daten gesichert erhoben und in die Zentrale synchronisiert.

SYSTAGfiles ist dazu in der Lage, dafür zu sorgen, dass im Ausland dabei die Kommunikationskosten im Rahmen gehalten werden, indem die Daten und Bilder erst dann übertragen werden, wenn der Mitarbeiter und das Gerät sich in einem WLAN befinden. Auf diese Weise kann die Umgebung auch im Ausland unproblematisch verwendet werden, da der Administrator den Datenaustausch entsprechend einrichten kann.