SharePoint Apps – Wozu, weshalb, warum?

Microsoft SharePoint ist ein Kollaborationstool,  genauer ein webbasiertes Dokumentenverwaltungssystem, dass die Zusammenarbeit erleichtert.
2001 wurde SharePoint eingeführt und ist flexibel und individuell auf die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens anpassbar und es ist Teil eines Microsoft 365-Abonnements, und trotzdem vielfach ungenutzt.

Wofür Microsoft SharePoint eigentlich?

Folgende Anwendungsgebiete sind Teil von SharePoint:

• Community-Tools wie Wikis, Blogs, Nutzerprofile, Taggings, soziale Medien, Teamseiten etc.
• Website-Erstellung (Portals) um Informationen mit Kollegen und/oder Externen zu teilen
• Content-Management (Organisation und Verwaltung von Dokumenten und Inhalten )
• Such-Funktion (innerhalb und außerhalb von SharePoint sowie individuell und unternehmensweit optimier- und gestaltbar)
• Composites (Einfache Erstellung von Anwendungen mit SharePoint- oder Office-Elementen auf Webseiten)
• Business Intelligence Komponenten (Geschäftsanalyse über Insight)

SharePoint lässt sich nicht nur inviduell auf die jweiligen Anforderungen des Unternehmens anpassen , sondern auch mit weiteren Tools, wie etwas der SYSTAGfiles App verknüpfen um damit eine maßgeschneiderte Lösung für jedes Unternehmen zu erstellen.

Von SharePoint Apps zu SharePoint Add-Ins

Seit 2013 funktioniert SharePoint nach dem App-Modell. Mithilfe von SharePoint Apps können angeschlossene Anwendungen in die Benutzeroberfläche von SharePoint-Seiten eingefügt werden. Auf diese Weise werden Anwendungen dezentralisiert und sind als Apps mit geringem Aufwand installier- und nutzbar. Seit 2016 spricht Microsoft zur klareren Abgrenzung von den Office-Apps wie Word, Excel und PowerPoint von SharePoint Add-Ins.

Die Anzahl der Add-Ins erweitert sich laufend, diese könne im SharePoint App Store heruntergeladen werden. Dabei handelt es sich nicht nur um Microsoft-Apps, sondern auch um Anwendungen von weiteren Anbietern. Hier ein paar, der hilfreichsten (und sogar kostenlosen), SharePoint Add-Ins im MS App Store:

•  Nintext Workflow for Office 365  –  unternehmensweit mit wenigen Klicks Bevollmächtigungen erteilen.
• Task Management Add-In – realisiert eine übersichtliche Darstellung von Aufgaben, welche sich nach eigenen Wünschen kategorisieren lassen.
• Forms Designer – alle Mitarbeitenden können mit wenigen Klicks Formulare erstellen.
• Metro Tiles  – Live-Kacheln könne in bestehende SharePoint-Seiten integriert werden.
• Poll App –  Mitarbeiterumfragen und Abstimmungen erstellen.

Durch das App-Modell können Fachanwendungen sowohl auf dem SharePoint-Server als auch dezentral gehostet werden. Die erste Variante eignet sich vor allem für kleinere Anwendungen, die keinen serverseitigen Code verwenden. Die zweite Variante bietete mehr Flexibilität, erhöht aber den Wartungsaufwand der App erheblich und ist auch nicht so einfach zu erstellen. Diese sogenannten Power Apps sind toll, aber für komplexere Anwendungen sehr aufwendig und nicht schnell zu erstellen.