Digitalisierung der Erfassung, Abbildung, Steuerung und Optimierung der Prozesse, abteilungsübergreifend und in Echtzeit. Wie 8 Autohäuser den Prozess der Autorückgabe und Wiederaufbereitung für den Verkauf erfolgreich verbessert haben. Das geht auch unter 10.000€ – wir zeigen wie.
Digitaler Laufzettel
Ein Verbund mehrerer Autohäuser in Bayern nutzt bisher noch Klemmbretter und Checklisten zur Rücknahme von Fahrzeugen. Dabei müssen die Fahrzeuge unterschiedliche Stationen und Prüfungen durchlaufen, bis sie zum Wiederverkauf angeboten werden können. Diese Prüfungen werden von unterschiedlichen Technikern durchgeführt. Sind alle Stationen erledigt und nötige Reparaturen vorgenommen, wird die Checkliste, welche als „Laufzettel“ bezeichnet wird, im Büro abgegeben.
Ausgangslage
- Verbund mehrerer Autohäuser nutzt Klemmbretter mit Checklisten für Rücknahme von PKWs
- unterschiedliche Techniker prüfen an mehreren Stationen Fahrzeuge, bis alle Reperaturen etc. durchgeführt sind
- Prozess ist nicht transparent – manche Laufzettel werden erst nach Wochen abgegeben
- Eine Übersicht, bei welchen Fahrzeugen es möglicherweise Probleme im Prozess gibt, war nicht vorhanden
- Verzögerungen kosten Zeit und Geld – da die Autos unnötig auf dem Hof stehen. Deren Ursachen sollen erkannt und auf ein Minimum reduziert werden
Die Gründe dafür sind unterschiedlich. Dennoch hat das Management jedes Mal nur die Möglichkeit, im Nachhinein zu prüfen, was das Problem war. Eine Verzögerung oder ein Problem zeitnah zu erkennen und zu lösen, ist mit dem aktuellen Prozess nicht möglich.
User Story – ein Techniker beschreibt seine Anforderungen
Digitaler Laufzettel – die ersten Schritte
Eine Mitarbeiterin des Autohauses hat gehört, dass die SYSTAG GmbH bereits viele ähnliche Projekte im Bereich Automotive erfolgreich realisiert und verbessert hat und wandte sich an uns. Nach zwei kurzen Telefonaten zum Austausch der gegenseitigen Erwartungen wurde von uns ein Skype Workshop vorbereitet, da wegen Corona ein persönliches Treffen leider nicht möglich war.
„Reine virtuelle Workshops sind schwierig, wenn man sich nicht persönlich kennt und konstruktiv zusammenarbeiten will“ erklärt Niels Wiederanders, Team- und Projektleiter bei SYSTAG GmbH. „In diesem Projekt haben wir uns einen virtuellen Raum eingerichtet und Beispieldaten an eine virtuelle Pinwand geheftet. Auf einem virtuellen Whiteboard haben wir Anforderungen aufgeschrieben. Das hilft allen Beteiligten, sich so zu fühlen, als wären sie wirklich voll und ganz dabei.“
Digitaler Laufzettel – Workshop zur Vorbereitung – Entwicklung des Lastenghefts der App
Digitaler Laufzettel als Einstieg in die Digitalisierung
Aus den Beispieldaten und Notizen vom Workshop haben wir ein Konzept erstellt, welches auch viele Skizzen der App inkl. Kommentaren und Beschreibungen enthält. Die Gespräche wurden so lange fortgeführt, bis alle Anforderungen schriftlich und grafisch, festgehalten waren. Jeder Teilnehmer konnte sich genau vorstellen, wie die Lösung aussehen soll.
Der Digitale Laufzettel ist für das Autohaus ein Einstieg in die Digitalisierung von Unternehmensprozessen mit Apps für Mitarbeiter. Ziel ist es, durch das konkrete Praxisbeispiel des digitalen Laufzettels zu erkennen, wo im Unternehmen die Prozesse mithilfe von Apps und Web Anwendungen weiter verbessert werden können.
Aus diesem Grund war vereinbartes Ziel, die erste Version der App möglichst günstig zu entwickeln. Die App wurde mit einem Budget von weniger als 10.000 Euro realisiert – und trotzdem mit hoher Qualität. Um eine hohe Qualität unter diesen Rahmenbedingungen zu ermöglichen, wurde das Projekt mit der Wasserfall Methode entwickelt.
Digtaler Laufzettel App
Exkurs: Für was eignet sich die Wasserfallmethode ?
- Das Leistungsspektrum ist bekannt und einfach bis aufwendig
- Das Projekt hat eine eher kurze Laufzeit
- Der Umfang ist klar definiert
- Die Anforderungen liegen detailliert vor
- Die Ergebnisse sollen am Projektende präsentiert werden
- Es sind wenig Änderungsanforderungen zu erwarten
- Der oder die Stakeholder sind eher homogen
- Auftraggeber möchte im Prozess eher wenig integriert sein
Normalerweise übliche Sprintmeetings (agile Entwicklung) mit dem Kunden wurden hierfür ausgesetzt. So ein Vorgehen ist nur möglich, wenn das Konzept sehr gut vorbereitet und der Projektumfang nicht groß und genau definiert ist. Für die Umsetzung haben unsere Entwickler das Konzept in Testbare User Stories mit Akzeptanzkriterien umgeschrieben. Diese Use Stories sind Bestandteil der Qualitätssicherung.
Entwickelt wurden letztendlich 3 Komponenten: Der digitale Laufzettel selbst ist eine Web Anwendung, die von SYSTAG GmbH gehostet bereitgestellt wird. Öffnet man den Laufzettel auf dem Desktop PC, stehen erweiterte Funktionen wie ein Ampelsystem für überfällige Laufzettel oder ein Excelexport für die Bürokräfte zur Verfügung.
Laufzettel Büroansicht – oben Fortschrittsbalken des Rücknahmeprozesses – in der Mitte Details zum aktuellen Status
Eine Windows Anwendung zum Drucken von QR-Codes entweder auf einem speziellen Label Drucker von Dymo oder Zebra sowie auf einem A4 Papier als Faltblatt rundet die Lösung ab. Diese QR Codes werden auf dem PKW angebracht um diesen eindeutig bei den einzelnen Schritte zu identifizieren.
Eine weitere Komponente ist ein iOS App Container. Nach Login des Technikers in der iOS App ist das Scannen eines QR-Codes möglich, um anschließend Statusinformationen der einzelnen Schritte zu stempeln und zu dokumentieren.
Der große Mehrwert der App liegt vor allem in der Prozesssteuerung. Über eine App können die Techniker den Laufzettel Schritt für Schritt abarbeiten, und die Mitarbeiter im Büro sehen zeitgleich über eine Ampelfunktion, ob Fahrzeuge im Prozess „stecken geblieben“ sind. Das Management kann nun über ein Ampelsystem live überprüfen, welche Fahrzeuge sich aktuell im Rücknahmeprozess befinden und welche Mitarbeiter an welchen Prozessschritten arbeiten. Wenn es zu einer Störung im Prozess kommt, wird dies sofort sichtbar, und das Management kann einschreiten.
Nun können auch Auswertungen über Excel zu einzelnen Schritten und Mitarbeitern erstellt werden, um den Prozess in der Zukunft noch weiter zu optimieren.
Seit Ende 2020 ist die Lösung Digitaler Laufzettel von SYSTAG GmbH erfolgreich im Einsatz. Die durchschnittliche Standzeit der PKW wurde erheblich verringert und es kann inzwischen genau analysiert werden, warum welcher PKW längere Standzeiten hat. Inzwischen gibt es weitere Ideen wie diese Prozesse verbessert werden könnten. Version 2 wird bereits diskutiert und steht kurz vor der Realisierung.
Ansicht für das Management – hier: welche PKWs haben die durchschnittlichen Standzeiten überschritten
Für die Digitalisierung des Energieversorgers eingesetzte Technologien:
Bei dem digitalen Laufzettel handelt es sich um eine Web Anwendung, welche mit ASP.NET Core 5 entwickelt wurde. Die Oberfläche ist mit React und DevExpress erstellt, und das Backend läuft in einer Cloud fähigen Docker Umgebung. Alle Daten werden in einer leistungsstarken, aber lizenzkostenfreien PostgreSQL Datenbank gespeichert. Für iOS steht eine App als Web Container bereit.
