Bessere Zusammenarbeit von IT- & Fachabteilungen

Metzingen, 26.02.2018

Bei vielen Projekten werden die Ziele nur teilweise erreicht. Warum? Es tauchen oft Konflikte zwischen der IT- und den anderen Fachabteilungen auf. Gleichzeitig ist es schwer mehrere Abteilungen für ein neues Projekt, Beispiel "App" zusammen zu bekommen - auch wenn ein gemeinsames und damit höheres Budget ein schnelleres & besserer Ergebnis liefern würde.
Zentrale Ursachen sind mangelnde Kommunikation zwischen den Bereichen, ein zu geringes Verständnis der Arbeitssituation des Anderen und unklare Absprachen.

Wir geben 5 Tipps, wie das besser laufen kann.

Die gängigen Klagen kennen wir fast alle. "Die Fachabteilungen verlangen dauernd aufwändige Zusatzfunktionen - und das sofort" hört man aus der IT. "Die ITler haben keine Ahnung von unserer Arbeit, die verstehen nicht was wir wollen" kommt aus der Fachabteilung.

Die Ursache? Häufig bestehen Vorurteile. So schiebt die IT oft den Vertrieb oder die Produktion in die Schublade der "Planlosigkeit", wenn diese mal wieder eine Systemanpassung wünschen. Andererseits kommt von den Fachabteilungen häufig der Vorwurf der Inflexibilität der IT-Abteilung, wenn diese meint "Das geht technisch nicht" oder "Das geht nicht so einfach". So ist eine gute und effiziente Zusammenarbeit schwer zu realisieren. Wer arbeitet denn schon gern in einer Athmosphäre geprägt von Misstrauen und Vorwürfen? Das hat die Folge, dass meist die definierten Ziele nicht erreicht werden und/oder Zeit- und Budgetvorgaben gerissen werden.
Wie löse ich nun dieses Dilemma? Hier sind 5 Tipps für eine bessere Zusammenarbeit.

Tipp 1: Feste Ansprechpartner

Wir brauchen auf allen Seiten feste Ansprechpartner, damit klar ist an wen man sich bei Fragen, Problemen oder Wünsche wenden kann.
Dieser Ansprechpartner muss gewisse Voraussetzungen erfüllen. Er sollte optimaler Weise die Arbeitsabläufe und die Arbeitssituation der anderen Abteilung kennen. Zudem sollte er die Sprache der anderen Abteilung sprechen.
Die IT-Abteilung mit Dienstleistungsfunktion in der Organisation sollte seinen internen Kunden Das Gefühl geben "Der versteht mich" und "Dem kann ich meinen Wunsch anvertrauen". Andererseits  muss auch dem Gegenüber nachvollziehbar erläutert werden können, warum gewisse Wünsche nicht realisierbar sind. Sonst entsteht oft für die andere Abteilung der Eindruck "Der hat keinen Bock" oder "Die machen viel Lärm um Nichts". Daraus entstehen Konflikte.

 

Tipp 2: Keine wichtigen Infos im Vorbeigehen

Wir kennen es alle uns kommt eine Idee und dann wird eine wichtige Information zwischen Tür und Angel an den Kollegen der anderen Abteilung weitergegeben. Als Beispiel ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb sagt dem Kollegen aus der IT bei einem Kaffee "Es wäre super, wenn wir in der CRM-App die Kunden nach A-, B- und C-Kunden selektieren könnten". Es ist schon fast zu 100% wahrscheinlich, dass dieser Wunsch untergeht. Falls nicht? Dann wird höchstwahrscheinlich der Wunsch so umgesetzt, dass er nicht den Anforderungen der Kollegen aus dem Vertrieb entspricht. Warum? Man hat nicht miteinander geredet was gewünscht und was möglich ist.

Ebenso informieren sich die Kollegen untereinander eher beiläufig oder versteckt in einer langen Mail über Probleme schreibt. Was passiert? Die eine Seite ist im nächsten Meeting völlig überrascht warum die Timeline nicht eingehalten werden kann. Die andere Seite ist völlig überrascht, weil sie doch schon vor Wochen über die Zeitverzögerung informiert hat.

Generell gilt: Wünsche, Probleme oder Aufträge werden nicht zwischen Tür und Angel vergeben oder angenommen. Das gilt auch  für Änderungen dieser oder Problemen bei der Umsetzung.
Bitte beachten: Der Informant ist dafür verantwortlich, dass seine Botschaft beim Gegenüber ankommt. Zudem muss er sich vergewissern, dass das sein Gegenüber auch verstanden hat. Wenn nicht, sind Missverständnisse und unnötige Mehrarbeit vorprogrammiert.

Tipp 3: klare Absprachen und Abläufe

Für eine gute Zusammenarbeit sind klar definierte Prozesse notwendig. Neben den klaren Ansprechpartnern sollte auch geklärt werden, WIE Aufgaben erledigt werden. Der Grund – IT- & Fachabteilungen haben oft ein unterschiedliches Projektverständnis – das liegt an der unterschiedlichen Funktion im Unternehmen. Oft unterscheiden sich zudem das Verständnis von Planen, Evaluieren, Sich-Informieren oder Feedback Geben.

Daher benötigt man einen gemeinsame Terminologie und eine konkrete Vorgehensweise. Dabei helfen Modelle wie Scrum & Prince2 – bevor man diese einsetzt sollte man allerdings die Techniken vermitteln da es beides Modelle aus der IT sind. Diese Techniken liefern Werkzeuge, wie Definition der Meilensteine, Ergebniskontrolle etc.

Regelmäßige Projektmeetings sind das A und O – damit man sich gegenseitig über Projektstand und –verlauf austauscht. Wichtig ist sich nicht haargenau an die Regelwerke zu halten – denn diese dienen dazu die Ziele zu erreichen.

Tipp 4: IT-Tools nutzen

IT-Tools werden oft unterschätzt – sie haben gerade für die Kommunikation in Projekten eine wichtige Rolle. Da meistens keine verbindlichen Programme existieren, bastelt sich jeder Mitarbeiter seine eigene Excel-Tabelle zum Planen etc. Das erschwert nicht nur die Koordination im Team und erhöht den Zeitaufwand des Einzelnen sondern führt auch zu einem erhöhtem Konfliktpotential.

Um das zu Verhindern ist es sinnvoll ein gemeinsames Laufwerk, ein Wiki im Intranet einzurichten um die Projekt-Doku zu ordnen. Zum Beispiel SharePoint bietet gerade für Projektkoordination sehr viele praktische Features. So hat jeder Zugriff auf die wichtigen Dokumente und es muss nichts gesucht oder hin- und hergeschickt werden.

Ein Ticket-System kann auch sehr hilfreich sein. Hier können Änderungswünsche, Probleme oder Ähnliches mit einer Beschreibung eingegeben werden. Nach dem Versenden erhält man eine Statusmeldung. Nach der Reaktionszeit kommt eine Rückmeldung  - erst wenn die Anforderung umgesetzt oder gelöst wurde, wird das Ticket „geschlossen“ und der Auftraggeber wird auch darüber informiert. Hier gibt es viele kostenlose Lösungen, die für den einfachen Gebrauch ausreichen. Je nachdem wie das Unternehmen aufgestellt ist, sollte diese Tools auch mobil verfügbar sein.

Tipp 5: Persönliche Kommunikation fördern

Nun sind Arbeitsstrukturen- und Prozesse, sowie IT-Tools geregelt. Aber was ist mit dem Faktor Mensch?
Je besser sich die Teammitglieder kennen und verstehen umso besser funktioniert ein Projekt. Wie erreichen wir das?

Maßnahmen wie ein regelmäßiges Projektfrühstück oder gerade in der Anfangsphase eine Runde Lasertag oder Bowlen, fördern das Team Building. Diese Treffen sollten zusätzlich zu den offiziellen Meetings oder Teamentwicklungsmaßnahmen stattfinden – sie sind rein informeller Natur und sollen Spaß machen. Zudem sollte das Team sich auf Grundregeln der Kommunikation einigen – z.B. „Wenn es ein Problem gibt, unterstelle ich keine Absicht“ oder „Bei Problemen rufen wir uns erst an“ etc.

 

Diese Grundsätze kann man generell für die Kommunikation und Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen und/oder Teams übernehmen. Gerade wenn man mehrere Abteilungen für ein Projekt zusammenbekommen will. Ist es sinnvoll den Input von allen zu erhalten – so kann man z.B. Arbeitskreise einrichten, die sich über Innovationen oder mögliche Prozessoptimierungen im Unternehmen austauschen. So kann man später eine App einführen, die sowohl dem Vertrieb das Leben erleichtert als auch der IT den Betrieb und Support der App optimal gestaltet ist (Zentrales Management – nicht jedes Smartphone muss einzeln provisioniert werden etc.).

Wenn man diese Regeln beherzigt hat man schon eine gute Basis für die gemeinsame Arbeit!

 

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Pressekontakt:
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